Правила написания макросов. Как научиться писать макросы

Добрый день!

Эту статью я хочу посвятить такому огромному разделу MS Excel как макросы, а точнее начнем сначала и рассмотрим как создать макрос в Excel, для чего он нужен и как его использовать в своей работе.

Как вы знаете из собственного опыта, при работе с макросом есть очень много «рутинны», то есть производятся одни и те же операции и действия которые нужны для получения результата, это могут быть заполнение однотипных таблиц ну или бланков, обработка данных, похожие как близнецы еженедельные, ежемесячные отчёты, и т.д. А вот использование макросов позволит вам производить эти действия в автоматическом режиме, используя возможности Excel на полную катушку, скидая эти рутинные и монотонные операции на мощные плечи Excel. Также причиной использования макросов может быть добавления нужных возможностей, которые еще не реализованы в стандартных функциях Excel (например, вывод , сбор данных на одном листе и прочее).

Если вы никогда не слышали о макросе, то самым точным его определением будет таким, это действия которые запрограммированы на определённую последовательность и записаны в среде программирования на языке Visual Basic for Applications (VBA) . Запуск макроса может производиться многократно и это заставит Excel выполнять любую последовательность необходимых нам действий, которые вручную выполнять нам просто не нравится или не хочется. Несмотря на великое множество языков программирования для всего комплекса Microsoft Office стандартом является именно VBA и он работает в любом приложении офисного пакета.

Итак, создать макрос в Excel возможно 2 способами:

Создать макрос в Excel с помощью макрорекордера

Для начала проясним, что собой представляет макрорекордер и при чём тут макрос.

Макрорекордер – это вшитая в Excel небольшая программка, которая интерпретирует любое действие пользователя в кодах языка программирования VBA и записывает в программный модуль команды, которые получились в процессе работы. То есть, если мы при включенном макрорекордере, создадим нужный нам ежедневный отчёт, то макрорекордер всё запишет в своих командах пошагово и как итог создаст макрос, который будет создавать ежедневный отчёт автоматически.

Этот способ очень полезен тем, кто не владеет навыками и знаниями работы в языковой среде VBA. Но такая легкость в исполнении и записи макроса имеет свои минусы, как и плюсы:

• Записать макрорекордер может только то, что может пощупать, а значит записывать действия он может только в том случае, когда используются кнопки, иконки, команды меню и всё в этом духе, такие варианты как для него недоступна;
• В случае, когда в период записи была допущена ошибка, она также запишется. Но можно кнопкой отмены последнего действия, стереть последнюю команду которую вы неправильно записали на VBA;
• Запись в макрорекордере проводится только в границах окна MS Excel и в случае, когда вы закроете программу или включите другую, запись будет остановлена и перестанет выполняться.

Для включения макрорекордера на запись необходимо произвести следующие действия:

Следующим шагом в работе с макрорекордером станет настройка его параметров для дальнейшей записи макроса, это можно произвести в окне «Запись макроса» , где:

• поле «Имя макроса» — можете прописать понятное вам имя на любом языке, но должно начинаться с буквы и не содержать в себе знаком препинания и пробелы;
• поле «Сочетание клавиш» — будет вами использоваться, в дальнейшем, для быстрого старта вашего макроса. В случае, когда вам нужно будет прописать новое , то эта возможность будет доступна в меню «Сервис» — «Макрос» — «Макросы» — «Выполнить» или же на вкладке «Разработчик» нажав кнопочку «Макросы» ;
• поле «Сохранить в…» — вы можете задать то место, куда будет сохранен (но не послан) текст макроса, а это 3 варианта:
  • «Эта книга» — макрос будет записан в модуль текущей книги и сможет быть выполнен только в случае, когда данная книга Excel будет открыта;
  • «Новая книга» — макрос будет сохранен в тот шаблон, на основе которого в Excel создается пустая новая книга, а это значит, что макрос станет доступен во всех книгах, которые будут создаваться на этом компьютере с этого момента;
  • «Личная книга макросов» — является специальной книгой макросов Excel, которая называется «Personal.xls» и используется как специальное хранилище-библиотека макросов. При старте макросы из книги «Personal.xls» загружаются в память и могут быть запущены в любой книге в любой момент.
• поле «Описание» — здесь вы можете описать, что и как должен делать макрос, для чего он создавался и какие функции несет, это чисто информативное поле, что называется на память.

После того как вы запустили и записали свой макрос, выполнив все нужные действия, запись можно прекратить командой «Остановить запись» и ваш макрос с помощью макрорекордера будет создан.

Создать макрос в Excel в редакторе Visual Basic.

В этом способе мы рассмотрим, как создать макрос в Excel через редактор программ на VBA который, как я говорил выше, встроен в любую версию Excel.

Запуск редактора программ на VBA происходит по-разному, в зависимости от версии вашей программы Excel:

• в версиях Excel 2003 и более старше , нам нужно в меню «Сервис» , выбрать пункт «Макрос» и нажать «Редактор Visual Basic» ;
• в версиях Excel 2007 и более новее , нам нужно на вкладке «Разработчик» нажать кнопку «Редактор Visual Basic» . В случае когда вы не находите эту вкладку вам нужно ее активировать выбрав пункт меню «Файл» — «Параметры» — «Настройка ленты» и в диалоговом окне флажком активируем вкладку «Разработчик» .

В открывшемся окне вы можете лицезреть интерфейс редактора VBA, здесь все написано по-английски и русификаторов не существует, можете не искать, а просто смиритесь и работайте, тем более что это только поначалу непонятно, а потом всё будет привычно.

Итак, как же, работать в редакторе VBA, где что хранится и как создать макрос в Excel. Вопросы такого характера возникают сразу же, как только вы увидите редактор и сейчас все их будем рассматривать.

Все наши макросы будут храниться в так называемых программных модулях . В любой из книг любой версии Excel нам доступно создание любых программных модулей в любом количестве и размещать в них все созданные нами макросы. Один модуль в состоянии содержать в себе любое количество нужных вам или созданных макросов. Модули доступны в окне «Project Explorer» и размещаются в верхнем левом углу редактора макросов (так же его можно вызвать комбинацией клавиш CTRL+R ).

Программные модули в редакторе VBA существуют в нескольких видах и используются для разных вариантов и ситуаций:

Собственно сам макрос при работе в стандартном модуле выглядит следующим образом:

Рассмотрим на примере работающего макроса :

• Все макросы в обязательном порядке будут начинаться с оператора Sub , после которого следует имя вашего макроса и список аргументов в скобочках. В случаях, когда аргументы отсутствуют скобки нужно оставить пустыми;
• В обязательном порядке все макросы заканчиваются оператором End Sub ;
• Данные что находятся между операторами Sub и End Sub , является телом макроса, которое будет работать при запуске макроса. В примере, макрос проверяет и при вводе данных находит их в списке базы данных и , выводя указанное по критериям значение.

Как видите второй способ более труден в использовании и понимании, если у вас отсутствует опыт в программировании вообще или в частности в VBA. Очень сложно понять и разобраться какие команды и как вводятся, какие аргументы он использует для того чтобы макрос начал выполнять свою работу в автоматическом режиме. Но дорогу осилит идущий, как говорили древние мудрецы и поэтому и вам не стоит опускать руки, а следовать заповедям дедушки Ленина…

Создание кнопки для запуска макросов в панели инструментов

Как я говорил ранее вы можете вызывать процедуру макроса горячей комбинацией клавиш, но это очень утомительно помнить какую комбинацию кому назначена, поэтому лучше всего будет создание кнопки для запуска макроса. Кнопки создать, возможно, нескольких типов, а именно:

Данный способ доступен для любой из версий MS Excel и заключается он в том, что мы вынесем кнопку прямо на наш рабочий лист как графический объект. Для этого вам нужно:

• В MS Excel 2003 и более старше переходите в меню «Вид» , выбираете «Панель инструментов» и нажимаете кнопку «Формы» .
• В MS Excel 2007 и более новее вам нужно на вкладке «Разработчик» открыть выпадающее меню «Вставить» и выбрать объект «Кнопка» .

После всего этого вы должны нарисовать кнопку на вашем листе при зажатой левой кнопке мыши. После окончания процесса рисования включится автоматически окошко, где вам нужно будет выбрать тот макрос, который обязан, выполнятся при нажатии на вашей кнопке.

Как создать пользовательские функции на VBA

В принципе, создание, так называемых, пользовательских функций не особо отличаются от создания обычного макроса в стандартном программном модуле. Разница между этими понятиями заключается в том что макрос будет выполнять заложенные в нём действия с объектами книги или листа (это формулы, ячейки, и т.д), а вот пользовательская функция работает только со значениями которые она получает от нас и являются аргументами они же начальные данные для вычислений.

К примеру, для создания пользовательской функции налога на добавленную стоимость, он же НДС, нам нужно открыть наш редактор VBA и добавить новый модуль, выбрать в меню «Insert» пункт «Module» и ввести туда текст для нашей функции: Следует заметить, что главное отличие функции от макроса это заголовок Function заменило Sub и в наличии заполненный список аргументов, в нашем примере это Summa . После того как наш код будет введен, он станет доступен в стандартном окне Мастера функций, который находится в меню «Формулы» , пункт «Вставить функцию» .
И выбираем категорию «Определенные пользователем» в которой и будет отображаться наша написанная функция «NDS» .
После выбора нашей функции можно установить курсор на ячейку с аргументом, в которой будет содержаться та сумма, для которой мы считаем НДС, всё происходит, как и с обычной функцией.
А на этом у меня всё! Я очень надеюсь что статья о том как создать макрос в Excel вам была понятной и полезной. Буду очень благодарен за оставленные комментарии, так как это показатель читаемости и вдохновляет на написание новых статей! Делитесь с друзьями прочитанным и ставьте лайк!

Также как и в других приложениях Microsoft Office , есть такая интересная штука как макрос. Если в двух словах, то макрос – это программируемая последовательность действий. Создать его можно двумя способами:

1. С помощью соответствующего пункта меню;

2. Вручную.

Первый способ очень простой и не требует специальных навыков программирования. Но прежде чем приступать к созданию макроса, необходимо поковырять настройки безопасности. Заходим в Файл/Параметры/Центр управления безопасностью/Параметры центра управления безопасностью/Параметры макросов . Здесь необходимо выбрать Включить все макросы .

Теперь все готово, и мы переходим непосредственно к созданию макроса. Открываем вкладку Разработчик и нажимаем .

Появится окно, в котором нужно указать имя макроса, назначить клавишу для быстрого запуска, а также выбрать книгу, в которую необходимо сохранить макрос.

После нажатия кнопки ОК начинается запись макроса. Все что вы будете делать, будет записываться. К примеру, можно создать таблицу и отредактировать ее – задать нужное количество строк, столбцов, их ширину. Затем, чтобы остановить запись, нужно нажать соответствующую кнопку.

Теперь, чтобы запустить наш макрос, нужно на вкладке Разработчик нажать Макросы .

В появившемся окне находим созданный нами макрос и нажимаем Выполнить . Также можно использовать комбинацию клавиш, которую мы вводили при создании макроса.

Преимуществ у данного способа создания макросов не очень много. В большинстве случаев такой макрос можно применить только в текущей книге и для какой-то конкретной ситуации. Гораздо эффективнее использовать макрос, написанный при помощи языка программирования Visual Basic . Однако создание такого макроса требует определенных навыков. Пример создания макроса на VBA рассмотрен .

Для автоматизации повторяющихся задач в Microsoft Excel можно быстро записать макрос. Предположим, у вас есть даты в различном формате и вы хотите применить ко всем из них один формат. Это можно сделать с помощью макроса. Вы можете записать макрос, который применяет нужный формат, а затем запускать его при необходимости.

При записи макроса записываются все действия, описанные в Visual Basic для приложений (VBA) коде. Эти действия могут включать ввод текста или чисел, нажатие ячеек или команд на ленте или в меню, форматирование ячеек, строк или столбцов, а также импорт данных из внешнего источника, например Microsoft Access. Приложение Visual Basic (VBA) - это подмножество мощного языка программирования Visual Basic, которое входит в большинство приложений Office. Несмотря на то, что VBA обеспечивает возможность автоматизации процессов между приложениями Office, вам не нужно знать код VBA или программное программирование, если это нужно.

Важно знать, что при записи макроса регистрируются почти все ваши действия. Поэтому если вы допустите ошибку, например нажмете не ту кнопку, средство записи макросов зарегистрирует это действие. В таком случае можно снова записать всю последовательность или изменить код VBA. Поэтому перед записью процесса следует хорошо проработать его. Чем точнее вы запишете последовательность, тем более эффективно будет работать макрос.

Разработчик , которая по умолчанию скрыта, поэтому сначала нужно включить ее. Дополнительные сведения см. в статье Отображение вкладки "Разработчик" .

Запись макроса

На вкладке Разработчик щелкните Макросы , чтобы просмотреть макросы, связанные с книгой. Кроме того, можно нажать клавиши ALT+F8 . При этом откроется диалоговое окно Макрос .

Внимание:

Работа с записанным кодом в редакторе Visual Basic (VBE)

С помощью редактора Visual Basic (VBE) вы можете добавлять в записанный код собственные переменные, управляющие структуры и другие элементы, которые не поддерживает средство записи макросов. Так как средство записи макросов фиксирует почти каждый шаг, выполняемый во время записи, может также потребоваться удалить ненужный код. Просмотр записанного кода - отличный способ научиться программировать на VBA или отточить свои навыки.

Пример изменения записанного кода можно найти в статье Начало работы с VBA в Excel .

Запись макроса

Перед записью макросов полезно знать следующее:

Макрос, записанный для работы с диапазоном Excel, будет выполняться только для ячеек этого диапазона. Поэтому если вы добавите в диапазон новую строку, макрос не будет применяться к ней.

Если вам нужно записать длинную последовательность задач, советуем вместо этого использовать несколько более мелких макросов.

В макросе могут содержаться и задачи, не относящиеся к Excel. Процесс макроса может охватывать прочие приложения Office и другие программы, которые поддерживают Visual Basic для приложений (VBA). Например, вы можете записать макрос, который сначала обновляет таблицу в Excel, а затем открывает Outlook для ее отправки по электронной почте.

Макросы и средства VBA находятся на вкладке Разработчик , которая по умолчанию скрыта, поэтому сначала нужно включить ее.

Перейдите в раздел настройки > Excel ... Панель инструментов & > ленты .

Чтобы записать макрос, следуйте инструкциям ниже.

Работа с макросами, записанными в Excel

На вкладке Разработчик щелкните Макросы , чтобы просмотреть макросы, связанные с книгой. При этом откроется диалоговое окно Макрос .

Примечание: Макросы нельзя отменить. Прежде чем впервые запускать записанный макрос, сохраните книгу или создайте ее копию, чтобы предотвратить внесение нежелательных изменений. Если вас не устраивают результаты выполнения макроса, вы можете закрыть книгу, не сохраняя ее.

Ниже приведены дополнительные сведения о работе с макросами в Excel.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community , попросить помощи в сообществе Answers community , а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте

Каждый пользователь сталкивался с тем, что иногда в Excel не найти подходящих инструментов, которые бы соответствовали потребностям. При всем изобилии возможностей Excel иногда нельзя автоматизировать решения некоторых задач, ведь совершенству нет предела. Идеальное решение – это предоставление возможности пользователю самому создавать свои специфические инструменты. Для этого были созданы макросы.

Написание макросов в Excel

Код макроса Excel написанный на языке Visual Basic for Application (VBA), а его выполняет инструмент приложения, к которому он присоединен. Большинство этих инструментов не доступно на уровне окна программы Excel. Как написать макрос.

Теперь продемонстрируем на примере информацию о том, как писать, редактировать и выполнять код макроса.

Чтобы написать макрос:

Примечание. Если в главном меню отсутствует закладка «РАЗРАБОТЧИК», тогда ее необходимо активировать в настройках: «ФАЙЛ»-«Параметры»-«Настроить ленту». В правом списке «Основные вкладки:» активируйте галочкой опцию «Разработчик» и нажмите на кнопку ОК.

Возможности макросов в Excel

Макросы позволяют автоматизировать процессы работы с документами и не только… Они могут практически одновременно выполнить тысячи инструментов за одну операцию (даже по одному клику мышкой). Таким образом расширяются возможности работы с программой.

С помощью макросов пользователь может сам создать свой инструмент, которого ему недостает в арсенале программы Excel. Например, когда нужно автоматически выделить каждую вторую строку одним кликом. Или нужно одновременно создать сразу определенное количество копий определенного рабочего листа. Список потребностей пользователей в автоматизации процессов работы можно продолжать до бесконечности.

Если бы не было возможности создавать макросы во всех программах, входящих в пакет MS Office. То множество операций в процессе рутинной работы пользователям приходилось бы выполнять вручную (выделять через одну строку кликая по каждому второму заголовку мышкой или копировать вставлять по одному листу). Ручная работа в лучшем случаи приводить к потере огромного количества времени, а в худшем – ведет к ошибкам или даже потере ценных данных.

Возможность создавать макросы и автоматизировать рабочие процессы бережет вашу работу от лишних потерь времени и возникновения ошибок. Далее рассмотрим, как создать макрос, который безошибочно и автоматически выполнить рутинную работу в один клик мышкой. Так же рассмотрим в каких местах рабочей книги Excel можно создавать и хранить макросы. Как их запустить и выполнить, а также как их максимально оптимизировать под свои потребности.

Excel предоставляет большой и изобильный арсенал инструментов для хранения и обработки огромного количества информации с данными. Хотя для самой универсальной аналитической программы Excel – хранение данных само по себе менее интересно, чем возможность их обрабатывать, структурировать и анализировать с презентацией в отчетах. Для этих целей служит сильнейший аналитических инструмент по обработке данных такой как «Сводные таблицы». Но и его можно еще более усовершенствовать с помощью макросов. И тогда возможности сводных таблиц не знают границ.

Когда все готово, приступаем к записи.

Запуск макроса

Для проверки того, как работает записанный макрос, выполним несколько простых действий.

Редактирование макроса

Естественно, при желании вы можете корректировать созданный макрос, чтобы всегда поддерживать его в актуальном состоянии и исправлять некоторые неточности, допущенные во время процесса записи.

1. Снова щелкаем на кнопку «Макросы» . В открывшемся окне выбираем нужный и кликаем по кнопке «Изменить» .



2. Открывается «Microsoft Visual Basic» (VBE) – среда, где происходит их редактирование.



3. Запись каждого макроса начинается с команды Sub , а заканчивается командой End Sub . Сразу же после Sub указывается имя макроса. Оператор Range("…").Select указывает выбор ячейки. Например, при команде «Range(«C4»).Select» выбирается ячейка «C4» . Оператор ActiveCell.FormulaR1C1 используется для записи действий в формулах и других расчетов.
4. Попытаемся немного изменить макрос, дописав выражение:

   Range("C3").Select
   ActiveCell.FormulaR1C1 = "11"

5. Выражение ActiveCell.FormulaR1C1 = "=R[-3]C+R[-2]C+R[-1]C" заменим на ActiveCell.FormulaR1C1 = "= R[-4]C+R[-3]C+R[-2]C+R[-1]C" .



6. Закрываем редактор и запускаем макрос. Как видим, вследствие введенных нами изменений была добавлена дополнительная ячейка с данными. Она также была включена в расчет общей суммы.
7. В случае если макрос слишком большой, его выполнение может занять значительное время, но внесением ручного изменения в код мы можем ускорить процесс. Добавляем команду Application.ScreenUpdating = False . Она позволит сохранить вычислительные мощности, а значит, ускорить работу. Это достигается путем отказа от обновления экрана во время выполнения вычислительных действий. Чтобы возобновить обновление после выполнения макроса, в его конце пишем команду Application.ScreenUpdating = True .
8. Добавим также команду Application.Calculation = xlCalculationManual в начало кода, а в его конец дописываем Application.Calculation = xlCalculationAutomatic . Этим мы сначала отключаем автоматический пересчет результата после каждого изменения ячеек, а в конце макроса – включаем. Таким образом, Excel подсчитает результат только один раз, а не будет его постоянно пересчитывать, чем сэкономит время.



Вариант 2: Написание кода макроса с нуля

Продвинутые пользователи могут выполнять не только редактирование и оптимизацию записанных макросов, но и записывать их код с нуля.




Как видим, макросы в Microsoft Excel могут значительно упростить выполнение рутинных и однообразных процессов. Тем не менее в большинстве случаев для этого больше подходят макросы, код которых написан вручную, а не автоматически записанные действия. Кроме того, его код можно оптимизировать через редактор VBE для ускорения процесса выполнения задачи.