Создать таблицу палитру в access.

Создание таблиц в Microsoft Access Мандыч Игорь Анатольевич специально для www.mysource.comule.com

Перед тем, как приступить к созданию базы данных, необходимо ответить на следующие вопросы: Какие данные я собираюсь хранить и как их организовать наилучшим образом? Какие действия с входными данными я буду производить? Какая мне нужна информация? Получив ответы, начинаем проектирование базы данных (БД).

На этапе концептуального проектирования следует выделить все объекты, информацию о которых необходимо сохранять в базе данных, указать их свойства и установить связи между ними. объекты

На этапе логического проектирования производится анализ требований к производительности базы данных и строится логическая модель, которая является прототипом базы данных. Из существующих реализаций баз данных наиболее распространена реляционная модель, основой которой являются таблицы и отношения между ними. В каждой таблице хранятся данные о конкретном объекте.

На этапе физического проектирования выбирается СУБД, удовлетворяющая требованиям проекта. Логическая схема преобразуется в объекты БД.

Что такое СУБД? Система управления базами данных (СУБД) - это программа, предназначенная для создания базы данных и организации хранения, обработки и поиска информации. Наиболее используемые из существующих СУБД: Oracle, DB2, MS SQL Server, FoxPro, MS Access, Interbase, Sybase и др.

На сегодняшний день лучшая настольная система управления базами данных для ОС Windows. Она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций. MS Access

Реляционная СУБД Access предусматривает хранение данных во множестве связанных таблиц, которые снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод.

Таблица – это структура для хранения данных. Информация в таблицах организована в виде записей (строк) и полей (столбцов).

Создание таблицы – это определение имени и типа данных для каждого из полей. В MS Access для представления информации используются следующие типы данных: Текстовый; Поле МЕМО; Числовой; Дата/время; Денежный; Счетчик; Логический; Поле объекта ОЛЕ; Гиперссылка; Мастер подстановок…

Типы данных Microsoft Access

После определения структуры каждой таблицы следует подумать, какое поле таблицы будет однозначно определять каждую запись. Теперь можно приступать к созданию собственно БД! На панели инструментов есть специальная кнопка: То есть выбрать ключевое поле.

Для создания файла базы данных в MS Access, в левом нижнем углу Рабочего стола следует нажать кнопку Пуск, чтобы вызвать Главное меню. Затем из меню Все программы выбрать пункт Microsoft Access.

Можно создать и разместить на своем Рабочем столе Ярлык для программы MS Access Теперь запуск Access осуществляется двойным щелчком на этом значке.

При запуске Access первое,что вы увидите – это диалоговое окно, в котором следует отметить нужный вам пункт. После выбора нажмите кнопку ОК!

В открывшемся окне выберите нужный каталог и задайте имя файла, в котором будет храниться ваша база данных. Имя файла по умолчанию Нажмите кнопку Создать

В левой части окна открытой базы данных находится список Объектов, в котором выбраны Таблицы. В правой – способы создания таблиц.

Рассмотрим способы создания таблиц Для начинающих пользователей лучшим способом является Создание таблицы с помощью мастера При двойном клике мышкой на этой надписи появляется окно, в котором можно выбрать образец таблицы и образцы полей. Есть возможность переименовать поля. Перенос полей из образцов в вашу таблицу осуществляется с помощью кнопок:

В MS Access есть большое количество готовых таблиц для служебного и личного пользования

Если есть поле, похожее на нужное, но с другим именем, то можно дать ему новое имя, нажав кнопку «Переименовать поле…» Имя таблицы и ключевое поле можно задать самостоятельно.

Нажмите кнопку Готово Когда структура созданной таблицы готова, можно вводить данные, т.е. в следующем окне выбрать нужный пункт.

При необходимости срочно ввести большой объем различных данных удобно использовать Создание таблицы путем ввода данных В этом окне нужно просто вводить данные. Чем их будет больше, тем точнее СУБД определит тип поля.

Для выполнения различных операций можно использовать контекстное меню.

Когда нужная таблица содержит специальные поля, которых нет в распоряжении мастера, используем Создание таблицы в режиме конструктора С помощью этого режима можно редактировать и готовую таблицу с внесенными данными. Для этого выделите таблицу и щелкните на панели инструментов кнопку

Окно конструктора таблиц состоит из двух областей: области описания полей и области свойств полей. Каждая строка описывает одно поле. Внизу справа Access дает подсказки. Для получения справки нужно выделить объект и нажать клавишу F1.

Там, где в области свойств поля нет значений, их можно указать самостоятельно. Удобно использовать справку. Для каждого свойства дается подсказка.

Для изменения стандартных свойств поля следует выделить его и щелкнуть мышкой на появившемся выпадающем списке, из которого выбрать нужное значение.

Св-во Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся в поле. Этим условием может быть принадлежность данных какому-либо диапазону либо соответствие введенному выражению. Чтобы ввести выражение, следует нажать кнопку: Появится окно Построителя выражений.

В этом окне с помощью предлагаемых функций, констант, операторов можно записать требуемое выражение. Таким же образом можно создать выражение для свойства Значение по умолчанию, которое Access будет отображать автоматически для данного поля при добавлении новой записи в таблицу.

После создания структуры таблицы следует сохранить ее под выбранным именем перед вводом данных. при закрытии окна Конструктора Access предложит сохранить изменения макета или структуры таблицы. в окне Сохранение по умолчанию предлагается имя Таблица1 (если она первая из созданных), которое можно изменить. кроме этого в панели инструментов Стандартная есть кнопка Сохранить. в меню Файл можно выбрать пункт Сохранить как… Имя таблицы должно состоять не более чем из 64 символов и удовлетворять стандартному соглашению об именах, принятому в Access. СДЕЛАТЬ ЭТО МОЖНО РАЗНЫМИ СПОСОБАМИ:

Конец презентации

Создание таблиц. Доброго времени суток всем тем, кто решил освоить Microsoft Access. Данная программа относится к системам управления базами данных или сокращенно СУБД. Access является достаточно простой и одновременно эффективной программой для оперирования с базами данных, из-за чего ею пользуются и новички, и продвинутые пользователи. Рассматриваемая нами программа работает с реляционными базами данных. В реляционных базах данных все данные хранятся в таблицах, которые в некотором роде независимы друг от друга. Такая структура очень гибкая и позволят без проблем добавлять новые атрибуты и записи или наоборот, удалять их, не затрагивая другие компоненты баз данных. Строкам в таблице соответствуют записи –это представление некоторого объекта, который описывается в нашей базе данных. Столбцам же в таблицах соответствуют атрибуты – параметры, определяющие свойства того или иного объекта, описываемого в записи.

Итак, мы уже пришли к тому, что все данные в Ms Access хранятся в таблицах, тем самым определив первый шаг – новая база данных начинается с таблицы, т.е. вам необходимо определиться какие именно данные будут находиться в таблице или таблицах. Если вы определились, то можно приступать к созданию новой базы данных. В данной статье в качестве примера будет создана однотабличная база данных, содержащая простые типы данных. Запускаем Ms Access любым удобным для вас образом. Перед нами появится окно следующего вида.

Тут нам предлагается либо создать новую базу данных, либо использовать уже имеющийся шаблон в интернете. Шаблоны удобны тем, что при создании базы данных с помощью шаблона, соответствующего нашей задачи, уже будут созданы таблицы содержащие необходимые атрибуты. Но как правило, не всегда даже при создании той базы данных, которая соответствует нашей задаче, нам будут необходимы все таблицы и атрибуты или наоборот, нам будет недоставать некоторых таблиц или атрибутов, которые придется добавлять вручную. Также могут встретиться нежелательные нам запросы, формы или связи таблиц (об этих объектах Access будет идти речь в следующих статьях).Поэтому всегда проще создать самому базу данных «с нуля», чем мы и займемся. Для того чтобы создать новую базу данных, нужно нажать кнопку «Новая база данных», при этом правая часть окна изменится:

Где мы указываем имя нашей будущей базы данных место, где она будет хранится, после чего нажимаем кнопку «Создать». Окно Access примет следующий вид:

Где мы уже видим, что в новой базе данных уже создана таблица, не содержащая каких-либо записей(т.е строк) и содержащая один атрибут (или столбец) с именем «Код». Этот атрибут предоставляет каждой записи уникальное число или (как правило числа даются в возрастающем порядке, однако для записи может быть выдано и случайно сгенерированное число). Этот атрибут позволят отличать записи друг от друга, так как у двух записей, имеющих абсолютно одинаковые атрибуты, не могут совпадать коды. Но одного кода, наверняка, нам будет мало, поэтому придется добавлять новые столбцы(или как они именуются в Access – поля), чтобы добавлять новые данные, характеризующие ту или иную запись. Новое поле можно добавить несколькими способами:

Одним из вышеуказанных методов создаем все интересующие нас атрибуты. Если некоторые из атрибутов вам покажутся лишними, то их можно убрать, выбрав столбец с соответствующим атрибутом и нажав на кнопку «Удалить». Каждый атрибут может содержать отличные друг от друга данные. В Ms Access существуют следующие типы данных:

• Текстовый – хранит одну строку любых символов(т.е. букв, цифр, знаков препинания и.т.п.)
• Поле МЕМО – позволяет хранить несколько строк символов
• Числовой — хранит численную информацию различного представления(целое, вещественное, процентное и.т.п.)
• Дата/время – хранит дату или время в зависимости от выбранного формата
• Денежный – позволяет хранить числовую информацию с некоторыми отличительными особенностями.
• Логический – принимает два значения: ИСТИНА или ЛОЖЬ(в таблице состояние поля обозначается флажком).
• Поле объекта OLE – позволяет добавлять различного вида файлы(например текстовые документы или рисунки)
• Гиперсылка – переход на страницу в интернете или какой-либо файл.
• Вложение – делает практически тоже, что и объект OLE, но со своими особенностями. Подробнее об этих типах будет рассмотрено в последующих статьях.

Тип для поля задается соответствующим выбором в раскрывающемся списке «Тип данных» сверху таблицы в блоке «Форматирование и тип данных». Некоторые типы данных могут иметь разный формат, например при численном типе данных в заданном поле может храниться либо в экспоненциальном представлении, либо в представлении с фиксированной запятой. Соответствующий требованиям формат выбирается в раскрывающемся списке снизу. Флажок «Уникальное» будет означать то, что каждая запись будет иметь отличное от других записей в этом поле значение, наподобие полю «Код». Флажок «Обязательный» показывает, что каждая запись должна содержать в этом поле какие-либо данные, пустая ячейка недопустима.

В нашей показательной таблице поля примут следующий вид:

Где поля имеют следущий формат:

• Модель – уникальное обязательное текстовое поле
• Страна-производитель – обязательное текстовое поле
• Время работы в режиме ожидания – фиксированное число
• Дата поступления в продажу – дата/время со средним форматом даты
• Сенсорный экран — логическое поле

Теперь, когда все атрибуты заданы, мы можем начать заполнение таблицы. Щелкнув правой кнопкой мыши по таблице и выбрав «новая запись», в первое поле (модель), начинаем вводить текстовое значение(для примера я взял APPLE iPhone 4G – телефон моей мечты). Заметим что в поле «Код» автоматически добавляется новое число, соответствующее номеру нашей записи(в моем случае берется 2, так как первую запись я испортил и удалил, но ее уникальный код все равно сохранился. Далее заполняем следующую информацию. Заметим, что поле «Страна-производитель» мы не можем оставить пустым, т.к. оно обязательно к заполнению, в поле «Время работы…» мы не можем записать буквы ввиду его численного типа, а в поле «дата поступления» при вводе 24.06.2010 значение автоматически меняется на 24-июн-2010, соответствующее среднему форматы данных. В итоге, у нас успешно добавляется следующая запись:

Для наглядности добавим еще одну запись таким же образом (она соответствует моему нынешнему телефону):

Так как я не знал, дату поступления в продажу этого телефона, я оставил это поле пустым, это возможно, так как поле «Дата поступления…» необязательно для заполнения.

Количество записей в таблице практически неограниченно (я делал таблице с 2 миллионами записей). Записи по умолчанию сортируются по коду в возрастающем порядке. Для удобства можно выбрать сортировку по желаемому полю. Для этого достаточно выбрать столбец, соответствующий искомому атрибуту и, нажав по нему правой кнопкой мыши выбираем сортировку «От А до Я», соответствующую возрастающему порядку или «От Я до А», соответствующую убывающему порядку.

На этом мы заканчиваем краткое знакомство с таблицами в базах данных Microsoft Access. В следующих статьях мы подробно рассмотрим типы полей, запросы, формы и многое другое. Всем спасибо за то, что прочитали мою статью!

СУБД Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы БД, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.

Access конструирует в диалоговом режиме такие объекты, как формы, запросы, отчеты.

Множество мастеров Access 7.0 помогает пользователю выполнить работы, не прибегая к конструированию, разработать формы, запросы, отчеты, анализировать таблицы БД и даже полностью создать одну из многочисленных типовых баз данных.

Пакет Microsoft Access можно применять для поиска и обработки всевозможных данных и для подготовки отчетных документов. Он представляет собой систему управления связными базами данных, позволяющую сгруппировать данные по различным темам в таблицы, а затем создать связи между таблицами. Это дает возможность объединять связные сведения, избегая при этом ненужного дублирования данных, что приводит к экономии ресурсов компьютера, увеличению скорости и точности обработки информации.

Таблицы – создаются пользователем данных для их хранения по одному объекту модели данных предметной области.

Запросы необходимы для выборки нужных данных из одной или несколько связанных таблиц. Запрос может формироваться с помощью:

Запросов по образцу (QBE),

Языка структурирования запросов (SQL).

С помощью запросов можно также обновить, удалить или добавить данные в таблице или создать новые таблицы на основе существующих.

Формы предназначены для ввода, просмотра, корректировки взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который может соответствовать привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении пользователя.

Отчеты предназначены для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать.

Макросы содержат описание действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Каждое действие реализуется макрокомандой. Макрос позволяет объединить разрозненные операции обработки данных в приложении. Макросы автоматизируют выполнение конкретной операции БД без программирования.

Модули содержат программы на языке Visual Basic, которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложений.

В MS Access 2000 добавлен новый объект Страницы доступа к данным, предназначенные для просмотра и работы через Internet или интрасеть с данными, хранящими в БД Access или БД MS SQL Server. Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web страниц и может включать также данные из других источников, таких, как MS Excel.

Диалоговое окно Access содержит:

Строку заголовка;

Строку меню;

Панели инструментов;

Строку состояния;

Рабочее поле.

Создание базы данных . Для создания новой базы данных из меню следует выбрать команду Файл/Создать . Затем выбрать вкладку Общие и активизировать ярлык «База данных». В открывающемся диалоговом окне необходимо указать имя создаваемой базы данных. Для открытия уже существующей базы следует выбрать команду Файл/Открыть . Когда база данных откроется, на экране появится окно базы данных, из которого можно получить доступ ко все содержащимся в ней таблицам, запросам, формам, отчетам, макросам и модулям и страницам доступа к данным.

Работа с БД в Access начинается с создания таблиц.

Создание таблицы БД состоит из двух этапов:

1) определяется структура: состав полей, их имена, последовательность размещения в таблице, тип данных, размер, ключевые поля и другие свойства полей;

2) проводится создание записей таблицы и заполнение их данными.

Для создания таблицы необходимо в окне БД выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать. Затем выбрать способ создания таблицы: режим таблицы, Конструктора или Мастера таблиц.

Режим Конструктора.

Для определения поля задаются Имя поля, Тип данных, Описание (краткий комментарий, а также общие свойства).

Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя.

Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями.

В Access допускается использование следующих основных типов данных:

Текстовый;

Мемо (текст большого размера);

Числовой (конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве «Размер поля»);

Денежный;

Дата/время;

Счетчик (используется для определения уникального системного ключа таблицы);

Логический;

Поле объекта OLE.

Список типов полей вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля.

Общие свойства полей задаются для каждого поля и зависят от выбранного типа данных.

Свойства полей:

· Размер поля задает максимальный размер данных сохраняемых в поле;

· Формат поля задает формат отображения данного на экране или печати;

· Число десятичных знаков задает число знаков после запятой для числового и денежного типов данных;

· Подпись поля задает текст, который выводится в заголовке таблиц, форм, отчетов;

· Условие на значение задает ограничения на вводимые значения и позволяет осуществлять контроль ввода;

· Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушение условия на значение.

Определение первичного ключа. Для создания связи между таблицами необходимо определить первичный ключ для каждой таблицы. Для этого выделяются поля, составляющие ключ и нажимается кнопка «Ключевое поле». Для ключевого поля автоматически строится индекс, который всегда уникален и не допускает пустых полей в записях.

После определении структуры таблицы ее надо сохранить с пустым именем. После сохранения таблицы делается доступным режим таблицы, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы – созданию записей.Переход в режим таблицы осуществляется нажатием кнопки «Представление таблицы».

Ввод данных в таблицу.

Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. Для перехода в этот режим из окна БД надо выбрать таблицу и нажать кнопку Открыть. В открывшуюся таблицу можно вводить новые записи, заполняя значениями поля.

При заполнении таблиц, для связей между которыми не определены параметры целостности, только от пользователя зависит обеспечение корректности вводимой информации. При одно – многозначных отношениях таблиц и вводе записей в подчиненную таблиц необходимо отслеживать наличие записей с вводимыми значениями ключевых полей в главной таблице. При изменении (удалении) ключевых полей в записях главной таблицы необходимо изменять (удалять) связанные с ними записи в подчиненных таблицах.

После ввода значения в ячейку поля и попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, является ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если введено значение, не соответствующее типу данных поля, Access пытается преобразовать его в правильный тип данных.

Схема данных в Access.

Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов, отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.

Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных и целостность БД.

Взаимосвязи таблиц. Схемаданных задает структуру БД. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Схема данных является графическим образом БД. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи – линиями между полями разных таблиц. Схема данных ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации, между которыми установлены связи 1:М и 1:1 с обеспечением целостности БД. Поэтому схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью.

При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю связи тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом, как в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь один к одному. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является неключевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связь один ко многим от главной таблице к подчиненной.

Связи – объединения. При выборе в качестве поля связи в главной таблице неключевого поля Access сообщает, что тип отношения не может быть определен. В этом случае между таблицами возможно установление только связи – объединения. Связь – объединение обеспечивает объединение записей двух таблиц, имеющих одинаковые значения в поле связи. Причем производятся объединение каждой записи из одной таблицы с каждой записью из другой таблицы при условии равенства значений в поле связи. Результатом объединения записей, который определяется выбором одного из трех способов, может быть:

Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают;

Объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из первой таблицы (для которых нет связанных во второй) с пустой записью второй таблицы;

Объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из второй таблицы, для которых нет связанных в первой, с пустой записью первой таблицы.

Создание схемыданных начинается в окне БД с выполнения команды Сервис/Схема данных или нажатия соответствующей кнопки. После этого можно выбрать таблицы, включаемые в схему данных, и приступить к определению связей между ними. Для установления связи между парой таблиц в схеме данных, надо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле, по которому устанавливается связь, и протащить курсор мыши в соответствующее поле подчиненной таблицы.

Всем привет! В этом уроке разберем пошаговое создание таблиц в базе данных Access. От вас потребуется только читать и повторять. Поехали!
Цель: научиться создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами; освоить приемы наполнения таблиц конкретным содержанием.

Руководитель малого предприятия, выполняющего сборку персональных компьютеров из готовых компонентов, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах комплектующих. Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при согласовании спецификации изделия, — в ней указаны розничные цены на компоненты. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия – в ней содержаться оптовые цены на компоненты и краткая информация о поставщиках (клиенты предприятия не имеют доступа к данным этой таблицы).

1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск — Программы — Microsoft Office — Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Новая база данных .

Создание БД Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

3. На боковой панели выберите место, где будет храниться база данных, дайте файлу имя: Комплектующие . Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access и щелкните по кнопке Создать . В результате на экране должно появиться окно новой базы данных. Автоматически будет запущен режим создания первой таблицы:

4. Перейти из режима таблицы в режим конструктора, выбрав его в меню:
Когда программа запросит имя таблицы, ввести название: Комплектующие и нажать Ok. Откроется окно конструктора, в котором мы будем создавать структуру таблицы:

Создание Таблицы Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

5. Для первой таблицы введите следующие поля:

Обратите внимание на то, что в данном случае поле Цена задано не денежным типом, а числовым . Данные, относящиеся к денежному типу, имеют размерность, выраженную в рублях (если работа выполняется с версией Microsoft Access, локализованной в России). Но стоимость компонентов вычислительной техники выражать в этой единице измерения не принято. Для сравнимости цен разных поставщиков обычно используют “условные единицы”. В таких случаях удобно использовать поле числового типа, чтобы не перенастраивать всю СУБД.

Таблица «Комплектующие» — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

6. Щелкните на поле Цена . В нижней части бланка задайте свойство Число десятичных знаков , равным 2.

7. Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле. Поскольку здесь ни одно поле явно не претендует на “уникальность”, используем комбинацию полей Компонент и Модель . Выделите оба поля в верхней части бланка (при нажатой клавише SHIFT). Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле .

После этого рядом с этими полями будет отображаться «ключ».

8. Закройте окно Конструктора (обычное закрытие – через «крест» в верхнем правом углу окна конструктора).
На запрос сохранения изменённой структуры таблицы ответить согласием.

9. Повторив действия пунктов 4-8, создайте таблицу Поставщики , в которую входят следующие поля:

Для этого нужно выполнить следующее: меню Создать — Таблица.

Выбрать режим Конструктора .

Обратите внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не сравнивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т.д. Это типичное текстовое поле.
Ключевое поле можно не задавать – для текущей задачи оно не требуется.
10. В левой боковой панели окна базы данных двойным щелчком откройте по очереди созданные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием (по 10 записей).
11. Закончив работу, закройте таблицы и завершите работу с программой.
В этом уроке на простом примере было показано Пошаговое создание таблиц в базе данных Access. Если было интересно, то рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

Продолжение следует…
УРОК 1: Пошаговое создание таблиц в базе данных Access
УРОК 2: Создание межтабличных связей в базе Access
УРОК 3: Создание запроса на выборку данных в базе Access
УРОК 4: Создание запросов с параметром в базе Access
УРОК 5: Создание перекрёстного запроса в базе Access
УРОК 6: Создание запросов на изменение в базе Access
УРОК 7: Создание и заполнение форм в базе Access

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete - «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» - типы данных для соответствующих значений.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

1. Перейдите во вкладку «Создание».
2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
   
   
3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
   
   
4. Добавьте необходимый уровень группировки.
   
   
5. Выберите тип сортировки каждого из полей.